eMAXX KCS Mobiel voor buitendienstmedewerkers Vlaardingen

04-10-2011

Voor buitendienstmedewerkers van de gemeente Vlaardingen behoort het werken met werkbriefjes voor het afhandelen van meldingen tot het verleden. Vanaf oktober 2011 heeft de gemeente namelijk het eMAXX KCS Mobiel in gebruik. Deze mobiele variant op het eMAXX KCS is een applicatie, waarin buitendienstmedewerkers alle af te handelen meldingen overzichtelijk kunnen zien op hun mobiele telefoon. Deze meldingen worden centraal door de coördinator aan het juiste team toegewezen, zodat ieder team alleen zijn ‘eigen’ meldingen ziet.

Op het moment dat een buitendienstmedewerker een (nieuwe) melding ziet, in de buurt van de plaats waar hij zich bevindt, dan kan hij hier meteen mee aan de slag. Dit voorkomt onnodig heen een weer rijden en zorgt voor een snelle afhandeling van meldingen.

Wanneer een melding de status ‘spoed’ krijgt, komt deze in het rood bovenaan in de meldingenlijst te staan. Op die manier is de melding duidelijk zichtbaar voor de buitendienstmedewerker en krijgt het de aandacht die het nodig heeft.

De status van een melding is door de buitendienstmedewerker na afhandeling eenvoudig aan te passen. Indien nodig, kan de melding worden voorzien van aanvullende informatie. De coördinator op kantoor ziet in het eMAXX KCS direct wat er met een melding is gedaan en of er nog vervolgacties moeten plaatsvinden.

Extra module
Naast het in gebruik nemen van het eMAXX KCS Mobiel, hebben gemeente Vlaardingen en Exxellence gezamenlijk een extra module op het KCS Mobiel ontwikkeld: MedewerkerConnect. Met MedewerkerConnect kan de buitendienstmedewerker ook zelf meldingen (waarnemingen) met zijn PDA maken. Bij het maken van de melding krijgt de medewerker een aantal keuzevelden te zien, die overeenkomen met de velden in het eMAXX ZaakSysteem. Vervolgens heeft de medewerker de mogelijkheid om een omschrijving en foto’s aan de melding toe te voegen. De locatie wordt automatisch met GPS bepaald. Na invoer wordt de melding automatisch in het ZaakSysteem geregistreerd.

Daar waar in het verleden pas vervolgacties konden worden uitgezet na het verwerken van de werkbriefjes, kan dit nu direct worden gerealiseerd. Dit bevordert de doorstroming van meldingen binnen de organisatie, met een betere dienstverlening als gevolg.

Medewerker centraal
Marco Penning, projectleider bij de gemeente Vlaardingen: “We hebben bij de ontwikkeling van deze oplossing de eindgebruikers nauw bij de ontwikkeling betrokken. Zij moeten per slot van rekening uiteindelijk met de mobiele oplossing aan de slag. Het is dan ook mooi om te zien dat de oplossing goed aansluit op de werkwijze van de buitendienstmedewerkers. Ook zij zijn enthousiast over het eindresultaat. Tevens hebben we binnen dit project een nieuw beheerplatform ingericht om mobiele telefoons (maar ook andere mobiele apparaten zoals iPads) te beveiligen en te beheren. Zo kunnen we ook op afstand support verlenen aan de buitendienstmedewerkers. We hebben met dit project een solide basis gelegd rondom mobiel werken met het KCS, die we de komende tijd verder zullen gaan uitbouwen”.