In diverse media staan onderwerpen als “Digitaal werken” en “Het Nieuwe Werken” tegenwoordig met enige regelmaat op de agenda. Zaaksgewijs wordt in de slipstream ook in deze monologen behandeld. Wordt met zaaksgewijs werken hetzelfde bedoeld, is het complementair of is het gestoeld op een andere leest?  Is zaaksgewijs werken een hype, een nieuw buzzword of een andere manier van werken?

De visie van Exxellence Group op zaaksgewijs werken verschilt waarschijnlijk niet wezenlijk dan die van anderen.  Zaaksgewijs werken is een manier van werken in systemen welke een afspiegeling is van de werkelijke manier van werken in de praktijk. In andere woorden komt het erop neer dat in de dagelijkse praktijk functionarissen van verschillende afdelingen samenwerken om zaken aan te nemen en te behandelen, een besluit nemen en dit registreren en melden aan de indiener. Heel normaal eigenlijk. Niets nieuws.

Wat de introductie van het zaaksgewijs werken anders maakt dan de huidige manier van werken is te verklaren door de werkwijze zoals dat in de (afdelings)systemen worden uitgevoerd. Het zaaksgewijs werken draagt bij om afdelingoverstijgend te werken met een geïntegreerd systeem, bestaande uit verschillende componenten. Zaaksgewijs werken moet een hogere klanttevredenheid en optimale efficiency opleveren.

Met een zaaksgewijze werkwijze wordt efficiënte bedrijfsvoering mogelijk en wordt de basis gelegd voor excellente dienstverlening. De zaak staat centraal bij zaaksgewijs werken, waardoor de opvolging van de uit te voeren taken inzichtelijk zijn en zaakinformatie 1 op 1 aan burgers, bedrijven en ketenpartners kan worden verstrekt. Dit maakt zaaksgewijs werken een actueel thema binnen de overheid.

In de aanloop naar 2015 krijgen Nederlandse gemeenten meer en meer producten en diensten af te handelen. Voor gemeentelijke producten worden de normen hoger gesteld en er komen niet-gemeentelijke producten bij waarvoor de gemeenten de ingang richting overheid worden.

In de visie van Exxellence Group is zaaksgewijs werken een oplossing om te blijven voldoen aan de eisen die zowel de eigen gemeentelijke organisatie als de landelijke overheid stelt aan de gemeentelijke dienstverlening. In feite wordt met zaaksgewijs werken sterk van ‘buiten’ naar ‘binnen’ gedacht.

Zaken dienen, ongeacht het kanaal waarop ze zijn ontvangen (bijvoorbeeld het digitale loket of het gemeentelijke klantcontactcentrum) volgens vooraf gedefinieerde processtappen en met vaststaande kenmerken afgehandeld te worden. Het eMAXX ZaakSysteem handelt de gehele zaak, dat wil veelal zeggen, de initiatie, het behandelingsproces, besluitvormingsproces en vastlegging volledig af, inclusief alle hieraan gerelateerde documenten. Direct na het indienen van de zaak kan de burger al via het MijnLoket (pro-actief) worden geïnformeerd over de ingediende aanvraag en de vervolgstappen die genomen zullen worden in het kader van deze zaak.

Het eMAXX ZaakSysteem is de basis voor het zaaksgewijs werken. Is het zaaksgewijs werken nu compleet nieuw, een hype of een andere manier van het gebruik van de gemeentelijke systemen? Beoordeel zelf.