Theoretisch kader
De Exxellence Group gebruikt voor het beheren en vernieuwen van de eMAXX Suite een kwaliteitsraamwerk gebaseerd op de in markt gangbare beheermethodieken van Application Services Library (ASL) en Information Technology Infrastructure Library (ITIL).

ASL is een Nederlandse standaard in het publieke domein, beschikbaar voor iedere organisatie, en wordt beheerd door een stichting, die wordt ondersteund door een aantal grote ICT-bedrijven. ITIL is eigendom en een geregistreerd merk van het Britse OGC (Office of Government Commerce) die regelmatig de library aanpast. In Nederland houden organisaties als ITSMF en IIR zich bezig met vertaling, toepassing en ontwikkeling van procesgericht werken.

Beheerprocessen
In het kwaliteitsysteem dat de Exxellence Group hanteert zijn een vijftal beheerprocessen te onderscheiden.

Incidentbeheer
Tijdens gebruik van applicaties kunnen storingen, vragen of wensen ontstaan. Deze worden als incident gemeld bij onze servicedesk. Onze servicedesk streeft naar een handhaving van de dienstverlening zoals dat is vastgesteld en vastgelegd in het dienstenniveauovereenkomt (SLA). Onze servicedesk is proactief en draagt zorg voor preventief en correctief onderhoud. Vaak optredende incidenten worden als probleem doorgezet naar onze Productontwikkeling.

Configuratiebeheer
De eMAXX Suite, haar componenten, adapters en koppelvlakken en de overeengekomen diensten en niveaus worden geadministreerd in een zogenaamde Configuratie Management DataBase (CMDB).

Beschikbaarheidsbeheer
Beschikbaarheidsbeheer draagt zorg dat de eMAXX Suite, haar componenten, adapters en koppelvlakken de overeengekomen functionaliteit biedt op de overeengekomen tijden.

Capaciteitsbeheer
Capaciteitsbeheer draagt zorg dat de eMAXX Suite, haar componenten, adapters en koppelvlakken over voldoende geheugenruimte, diskruimte en CPU-vermogen beschikt om optimaal te worden gebruikt.

Continuïteitsbeheer
Continuïteitsbeheer draagt zorg dat de eMAXX Suite, haar componenten, adapters en koppelvlakken ook op langere termijn blijft functioneren door beveiligingsmaatregelen te treffen om bedreigingen zoals virussen, hackers, fraude, brand, overstroming te voorkomen.

Onderhoud en Vernieuwing
Impactanalyse
Het vernieuwen van de eMAXX Suite begint met het bepalen van de inspanning die benodigd is om de wijziging te realiseren en de consequenties voor gebruikers en beheerders. De reikwijdte en diepgang van de oplossing, de betrokkenen, de wijze van testen en de overdracht naar beheer wordt ingeschat.

Ontwerp
Tijdens deze fase worden de wijzigingen in overleg met de gebruikers en beheerders gespecificeerd. Onderdeel van deze specificatie is onder andere een functionele beschrijving in de vorm van een functioneel ontwerp.

Realisatie
Tijdens de realisatie wordt het functionele ontwerp omgezet via een technisch ontwerp tot een functioneel inrichting document. Hierna wordt de feitelijke “change” gerealiseerd en ondergaat het de eerste (interne) kwaliteittoetsen.

Test
Een elementair onderdeel van het onderhoud en vernieuwingsproces is het testen. Het testen bestaat uit diverse technische testen zoals zogenaamde unit-testen, integratietesten en functionele testen door gebruikers zoals de gebruikersacceptatietesten (GAT).

Implementatie
Implementatie van de eMAXX Suite en de nieuwe functionaliteit worden volgens het OTAP-principe geïmplementeerd.

• Ontwikkelomgeving voor de te ontwikkelen componenten bij initiële implementatie en in de toekomst (lokaal bij Exxellence Group);
• Testlabomgeving voor de integratietest van componenten door en lokaal bij Exxellence Group;
• Acceptatieomgeving voor de integratie-, technische en functionele acceptatietest van componenten door de klantorganisatie;
• Productieomgeving voor de operationeel ingebruikszijnde omgeving dat na akkoord door de opdrachtgever live wordt gebruikt.

Verbindende processen
Tussen de beheerprocessen (par 1.2) en de onderhoud en vernieuwingsprocessen (par. 1.3) zijn zogenaamde verbindende processen in werking, te weten het wijzigingsbeheerproces en het software-distributiebeheerproces.

Wijzigingsbeheer
Diverse processen dienen wijzigingsverzoeken in bij wijzigingsbeheer. Deze wijzigingen worden vervolgens geregistreerd, geclusterd en ingepland in releases. De wijzigingsverzoeken komen uit de beheerprocessen of uit de strategische roadmap dat gevoed is door de Exxellence Group stategie, IT visie en de wensen uit de markt.

Softwaredistributiebeheer
Dit proces moet voorkomen dat er ongeautoriseerde wijzigingen plaatsvinden. Wanneer in het Onderhouds- en vernieuwingsproces bepaalde applicatie onderdelen gewijzigd dienen te worden dan zal dat onderdeel eerst door dit proces ter beschikking gesteld moeten worden. Wanneer de applicatie in productie genomen moet worden dan zal dit proces voor de distributie zorgen zodat de juiste applicatie onderdelen operationeel gemaakt worden. Daarbij let dit proces onder andere op interferenties en overlappingen tussen verschillende parallel lopende vrijgaven.