Theoretisch kader

Als basis voor de uitvoering van een implementatieproject heeft Exxellence Group een methodiek ontwikkeld waarin de verschillende aspecten van een implementatieproject zijn ondergebracht. De methodiek van de projectaanpak is gebaseerd op de standaarden van Prince 2, het stelsel van de International Project Management Association (IPMA) aangevuld met eigen “best practices” en bevat derhalve zowel algemeen geaccepteerde standaarden als ook onze eigen ervaringen met die standaarden.

 

Klik op de afbeelding voor een vergroting

Hoofdlijnen

In overleg met de opdrachtgever gebruikt Exxellence Group voor haar implementatieprojecten een methodiek met de volgende uitgangspunten:

• Centraal bij een implementatieproject staat het opleveren van projectproducten. Om tot oplevering van deze projectproducten te komen worden projectactiviteiten uitgevoerd. In de methodiek is een duidelijk onderscheid tussen de projectactiviteiten en de projectproducten gemaakt.
• Binnen het project is het van belang vast te stellen wie verantwoordelijk is voor het tijdig opleveren van projectproducten binnen de gestelde kaders.
• Verder bepalen de belanghebbenden in de omgeving het welslagen van het project en is verandermanagement (waaronder communicatie) een wezenlijk onderdeel om de verandering te doen beklijven.

Het opleveren van projectproducten
In de stappen van – initiatie – ontwerp - realisatie – implementatie  - nazorg – worden projectproducten opgesteld en vastgesteld op het gebied van de technische infrastructuur, het functionele ontwerp en inrichting, functionele en technische testen, opleidingen en instructiematerialen voor (eind)gebruikers, managers, functioneel, applicatie- en technisch beheerders. Exxellence Group voert de initiatie en ontwerp fase uit met een resultaatverplichting en tegen een vast bedrag. Tijdens het project  moet de beheerorganisatie (opnieuw) worden ingericht om te waarborgen dat de beheertaken (conform de SLA afspraken) door de staande organisatie worden adequaat worden uitgevoerd.

Het besturen en managen van het project
De projectbesturing wordt grotendeels bepaald door de inrichting van de projectorganisatie en de organisatorische inbedding van de projectorganisatie in de staande organisatie. De taken, verantwoordelijk- en bevoegdheden (en hun op te leveren producten) van de stuurgroep  als opdrachtgever, de projectleider als opdrachtnemer, de teamleden en eventueel het projectbureau worden vastgelegd en vastgesteld.

Voorafgaand aan de implementatie van het project wordt een projectplan opgesteld door de projectleider van Exxellence Group en aangeboden ter afstemming en goedkeuring aan de opdrachtgever. Het projectplan gaat in op de projectmanagement aspecten van het project. Hierbij kan gedacht worden aan aandachtsgebieden als de kwaliteit van de opgestelde business case, de planning (mijlpalen) van project- en managementproducten en de daarbij de behorende activiteiten per mijlpaal, de betrouwbaarheid van de budgetbewaking en de projectbeheersprocedures om de naleving van de contractuele verplichtingen en eisen te waarborgen.

De omgeving waarbinnen een project opereert
In de omgeving van een project  moet rekening worden gehouden met  verschillende factoren zoals de (tegengestelde) verwachtingen van verschillende belanghebbenden, het naleven van interne en externe procedures, regels en wetten (bv. WBP, archiefwet, WOB, informatiebeveiliging). Verder moeten de projectdoelstellingen in lijn zijn met de strategische organisatiedoelstellingen en is het zaak dat projecten onderling elkaar niet negatief beïnvloeden.