Exxellence » Actueel » Nieuws
7 December 2017

Gemeente Tilburg: 1 miljoen zaken in Exxellence ZaakSysteem

Met 1 miljoen zaken in het Exxellence ZaakSysteem kan met recht worden gezegd dat de implementatie van zaakgericht werken bij de Gemeente Tilburg geslaagd is. Enthousiasme, continue aandacht om zaakgericht werken optimaal te blijven inzetten en het organisatiebreed omarmen zijn kenmerken in de Tilburgse aanpak. Wij stelden Jolanda Polkamp, Programmamanager zaakgericht werken bij Gemeente Tilburg, een aantal vragen.

1 miljoen zaken in Exxellence ZaakSysteem, hoe zijn jullie daar gekomen?

“Dat is zeker een mooie mijlpaal. We zijn als Gemeente Tilburg in 2013 live gegaan met 130 webformulieren op www.tilburg.nl. In 2015 zijn we begonnen met zaakgericht werken, en daarbij hebben we voortgeborduurd op die webformulieren. We richten gemiddeld één proces per dag in. Op dit moment zijn we de postregistratie aan het overzetten naar het ZaakSysteem. Als dat volgend jaar is afgerond, werken we als gemeente volledig zaakgericht in alle processen waar inwoners en ondernemers bij betrokken zijn.”

Jullie delen actief kennis met andere gemeenten. Hoe is dat ontstaan?

“Als gemeente hoef je bij de invoering van zaakgericht werken niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden. Het is nieuw en je weet soms niet waar je moet beginnen. Het helpt als je de best practices van andere gemeenten hoort. Wij zijn in het begin erg geholpen door Gemeente Utrecht, een gemeente die vooroploopt in digitalisering. Op basis van alle ervaringen hebben wij een eigen methodiek ontwikkeld. Die delen we op onze beurt nu weer met gemeenten die starten met zaakgericht werken. Ook met andere Exxellence klanten wisselen we kennis uit. Zo hebben we recent kennis gedeeld met Gemeente Leidschendam-Voorburg. Gemeente Tilburg vertelde over de inrichting van het autorisatiemodel, Gemeente Leidschendam-Voorburg over de koppeling met i-Navigator. Een win-win situatie.”

Hoe hebben jullie het ZaakSysteem geïmplementeerd in de organisatie?

“De implementatie heeft altijd een vrijblijvend karakter gehad, zonder big bang. De afdeling juridische zaken was enthousiast over zaakgericht werken, dus we hebben hen als voorlopers gebruikt. De olievlek werd groter, collega’s vroegen zelf of zij ook zaakgericht konden gaan werken. Nu het postregistratiesysteem omgezet wordt, gaat het vrijblijvende karakter eraf. Als projectteam hebben we daarom een rondje langs het managementteam van elke afdeling gemaakt. We bespreken de voordelen en hoe een integraal klantbeeld het werk efficiënter maakt De reacties zijn overwegend positief. We gebruiken de enthousiaste afdelingen als ambassadeurs voor het zaakgericht werken binnen de gemeente.”

Hoe hebben jullie zaakgericht werken gecommuniceerd richting de inwoners?

“Het aantal inzagen in zaken stijgt en ons cijfer voor de waardering van de digitale dienstverlening is omhoog gegaan. We hebben het niet via een grote campagne bekend gemaakt, maar gewoon in de communicatie over de zaak zelf.”

De Gemeente Tilburg laat in het bovenstaande zien wat zaakgericht werken voor de Gemeente Tilburg betekent.

Exxellence.nl maakt gebruik van cookies - Lees hier meer over in ons privacy statement - Verberg deze melding