Exxellence » Actueel » Nieuws
23 March 2018

Snel en efficiënt meldingen ontvangen en afhandelen in KCS met mobiele app

Meldingen vanuit buurtpreventieteams, Stadsbeheer en Handhaving snel afhandelen via de mobiele applicatie Apptimize. Voor Gemeente Leidschendam – Voorburg is dit digitaliseringsproject een onderdeel van het programma rondom de Omgevingswet. Bovendien is dit een stap dichterbij het doel van de gemeente om de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te worden. Leana Vlok, informatiemanager Ruimtelijk Domein bij Gemeente Leidschendam – Voorburg, vertelt over dit project.

Wat was de aanleiding om te starten met Apptimize?
“De app is in eerste instantie aangeschaft voor Stadsbeheer om het handmatige proces te automatiseren. Zij gebruikten deze bij het schouwen waarmee gemeentelijk groen wordt beoordeeld. Na de tevredenheid bij Stadsbeheer greep Handhaving de kans om Apptimize ook te implementeren. Inmiddels gebruiken de buurtpreventieteams de app ook naar volle tevredenheid.”

Wat is de toegevoegde waarde van de app?
“Het doorgeven van een melding gaat snel en effectief. De melding komt direct in het Exxellence ZaakSysteem en daarmee bij de juiste afdeling terecht. Eén van de gebruikers van Stadsbeheer omschreef de tijdsbesparing: “Waar het eerst een tot drie dagen duurde om een melding op de juiste plek te krijgen, duurt dit nu één seconde.” Apptimize zorgt er na fase 2 tevens voor dat er veel inzicht is op managementniveau. Zo zien we straks bijvoorbeeld uit welke wijk veel meldingen komen. Dat zorgt weer voor een efficiëntere planning.”

Op welke manier draagt de app bij aan zaakgericht werken?
“Het gebruik van Apptimize is een voorbeeld van zaakgericht werken; we hebben iets tastbaars voor de hele organisatie. Het laat duidelijk zien dat automatisering van processen het leven van collega’s makkelijker maakt. Het ZaakSysteem heeft geen aanpassingen nodig gehad. We hebben gewerkt met zaak- en documentservices. Als gemeente willen we zoveel mogelijk de standaarden aanhouden, hiermee sluiten we ons aan bij het landelijke beleid. Daarbij is het tevens van belang om voor alle processen één standaard aan te houden, om het overzichtelijk en beheersbaar te houden.”

Wat waren de reacties uit de organisatie?
“Diana van As en Ben Schun waren nauw betrokken, we hebben van hem waardevolle input gekregen tijdens het proces. Voorafgaand aan het testproces hebben we testscenario’s uitgeschreven. De handhavers zijn op pad gegaan en hebben meldingen gedaan. Dat ging sneller dan dat wij aan onze kant uitleg konden geven over het proces. Kenmerkend voor de gemeente Leidschendam – Voorburg is dat het opstarten van nieuwe ICT-projecten vanuit de gebruikers komen. Deze gebruiker gestuurde aanpak helpt goed op weg om in 2018 de beste gemeentelijke dienstverlener van Nederland te worden.”

Je noemde al fase 2, hoe ziet die eruit?
“We willen de status van de zaak graag weergeven in de app. Daarnaast gaan we werken aan het tonen op de kaart met kaartviewer. Zo kunnen we de meldingen vanuit het KlantContactSysteem tonen op de kaart, die vervolgens weer gebruikt kan worden op de website. Dat voorkomt dubbele meldingen en zorgt voor inzicht voor inwoners en de interne organisatie. De cirkel is rond als we vervolgens ook de meldingen kunnen afhandelen middels de app.”

Exxellence.nl maakt gebruik van cookies - Lees hier meer over in ons privacy statement - Verberg deze melding